הכשל התכנוני: גורם שכיח לחוסר פרודוקטיביות

הכשל התכנוני הוא מושג שכולנו יודעים עליו. זה כאשר תוכניות אינן עולות בקנה אחד עם עובדות. זה יכול לקרות בכל תחום, הן במקום העבודה והן בחיינו האישיים. דוגמה מושלמת לכך היא כאשר אנו מכינים רשימת מטלות, ובסוף היום, השבוע או החודש, רבות מהמשימות הללו עדיין לא הסתיימו.

להבדלים האלה בין תוכניות ליישומים יש השלכות כשמדובר בזמן. עם זאת, הם משפיעים גם על משאבים, פרודוקטיביות ויעילות. לכשל התכנון יש אפילו השפעות חמורות מאוד ברמה הרגשית.

מקור הכשל התכנוני

מאז תחילת העידן התעשייתי, אנשים התחילו לדבר על הכשל התכנוני, אם כי לא בדיוק בשם הזה. כשהייצור התעשייתי, ובהמשך הייצור הסדרתי, השתלט על העולם, הזמן הפך להיות חשוב במיוחד. המטרה המרכזית בהקשר זה הפכה למקסום הייצור במינימום זמן. הרווחיות הייתה תלויה בכך.

מאז הפך התכנון לפעילות חשובה הן ברמה הארגונית והן ברמה האישית. למרות זאת, מהר מאוד התברר שתוכניות כתובות כמעט ולא יושמו ככאלה.

עברו כמה עשורים עד שיושמה טכניקת תכנון עקבית ביותר בתחום התעשייתי. יחד עם זאת, ברמת הפרט ובחברות שבהן הייצור היה תלוי יותר באנשים מאשר במכונות, האמינו שזו משימה בלתי אפשרית.

ב-1979, דניאל כהנמן ועמוס טברסקי הניחו את קיומו של הכשל התכנוני. הם הבינו שהבעיה נפוצה מאוד וגילו שיש הטיה קוגניטיבית מאחורי כל זה. הייתה הונאה עצמית הקשורה למגבלות בתפיסת המציאות.

מאפייני הכשל התכנוני

עם הזמן נוצרו תיאורים שמאפיינים מפורטים של הכשל התכנוני. בימינו אנו מבינים את הכשל הזה כתפיסה הזויה של זמן הגורמת לטעויות בתכנון הפעילויות.

להלן המאפיינים העיקריים של הכשל התכנוני:

• מומחים מזהים שאנשים מדמיינים את התרחישים האופטימיים ביותר במהלך התכנון. משמעות הדבר היא שהתכניות מבוססות על שהכל יעבור בצורה חלקה, ללא תקלות, מקרים או נסיבות בלתי צפויות.
• חשיבה אשלייתית בולטת. זהו סוג החשיבה שבו הרצונות של האדם משפיעים על הערכה אובייקטיבית של המציאות. במילים אחרות, זו משאלת לב.
• יש פרשנות לא מספקת לביצועים של האדם. בעת תכנון, אנשים מעריכים באופטימיות את היכולות שלהם. הם מניחים שהם מסוגלים לעשות דברים בזמן קצר. זהו אחד הגורמים המרכזיים בכשל התכנון.
• כאשר מתכננים באופן קולקטיבי, אנשים נוטים להיסחף ברצון שלהם להרשים אחרים. זה אומר שאתה רוצה להדגים כמה אתה יעיל, ובגלל זה יש הערכות זמן לא מדויקות של הזמן הנדרש למשימות.

כמו כן, זה נורמלי שאנשים מאמינים שככל שהם עושים דברים מהר יותר, כך ייטב. זו הסיבה שהם מתזמנים בקלות את הזמן שהם צריכים לעשות משהו כדי להרשים אחרים.

ההשלכות של הכשל התכנוני

התוצאה העיקרית של כשל התכנון היא ניהול זמן לא הולם. במקרים מסוימים הדבר גורם גם לחוסר איזון בניהול המשאבים. כמו כן, זה גם מרמז על הערכה לקויה.

עם זאת, החלק הגרוע ביותר בו הוא האגרה שהוא לוקח ברמה רגשית. ההשפעה השלילית האישית של הכשל התכנוני היא תחושה של תסכול מתמיד. כמו כן, מינון משתנה של מתח קבוע. כישלון בהשגה מעורר תחושות של מתח ואי נוחות.

הדרך להימנע מהטיה קוגניטיבית זו היא לקחת בחשבון חוויות קודמות. אלה מספקים נתונים מהימנים על משך הזמן האמיתי הנדרש לכל פעילות. בעת תכנון, תמיד עדיף להגדיר קצת זמן נוסף להתמודדות עם מקרים או אירועים אפשריים. כך, אנשים לא ייפלו למעגלי התסכול הללו.